Fases y preparación del documento notarial

El trabajo del notario no es sólo “firmar la escritura”, ese es sólo un momento en la elaboración y tratamiento del documento notarial.

El proceso comienza en la fase previa donde el cliente viene a la notaría y nos cuenta qué es lo que quiere hacer.

Es una fase de asesoramiento y recogida de información. Puede que el cliente sepa claramente que es lo que quiere hacer, … ¡¡¡quiero donar un inmueble a mi hijo con reserva de disponer y ya vengo con todas las consecuencias fiscales aprendidas!!!; pero desgraciadamente nos dirá que quiere poner la casa a nombre de su hijo.

Es en estos momentos donde primero trataremos de ver la situación jurídica de transmitente y objeto a transmitir, esto es, si realmente el bien está a nombre del verdadero propietario o falta algún requisito intermedio, o tiene alguna carga que no conocía el propietario (hacer una herencia, extinguir un usufructo, cancelar un precio aplazado o una hipoteca muy antigua que todavía consta inscrita, puede que el bien esté inscrito con una descripción que en nada o poco se parece a la actual descripción…).

Una vez aclarado lo anterior se asesora al cliente sobre el medio jurídico más adecuado para llegar al fin propuesto y sobre todo sus consecuencias fiscales. A veces la gente viene diciendo que quiere donarle un piso a su hijo porque ha oído que no paga impuesto de donaciones, y puede ser verdad que el hijo no pague nada según el valor de lo donado y otras causas; pero ojo, que el donante deberá pagar plusvalía municipal y tener cuidado si hay ganancial patrimonial para el impuesto de la renta.

Una vez que el cliente se decide por el acto concreto que formalizar se solicitan las informaciones que exige la ley para ese acto. Por ejemplo si es una venta se solicita del Registro la nota simple con información continuada, que quiere decir que si entra allí un embargo u otro documento que afecta al inmueble en cuestión, el Registrador lo comunica de inmediato al Notario.

También se obtiene la certificación catastral para ver la concordancia Registro, Catastro y realidad física.

Se solicita del Ayuntamiento en cuestión, si hay convenio para ello, la información sobre dedudas pendientes de IBI; y se pide al vendedor que aporte el certificado de la comunidad de propietarios para ver si está al corriente; y el certificado de eficiencia energética y otros posibles documentos que sean precisos.

Si es una hipoteca de particulares se solicita del Banco el informe de tasación y la FIPER (Ficha de información personalizada) que es lo que se conocía también como Oferta vinculante.

En el momento de la firma se comprueba la identidad de los firmantes; se comprueba que estén presentes o debidamente representados todos los que son necesarios para la firma, o si alguno viene en nombre de otro sin poderes se advierte que sólo surtirá efecto cuando ratifique el que no está ni presente ni representado.

Se comprueba que el objeto esté debidamente identificado y descrito sin cargas o explicadas las cargas que pueda tener.

Se comprueban los medios de pago si hay y se deja constancia de ello en la escritura conforme a la normativa contra prevención del fraude fiscal.

Se explica el acto claramente a los otorgantes, se contestan todas las preguntas que se puedan formular y se firma el documento.

Finalizada la firma del documento empieza la fase postfirma.

En primer lugar si se trata de una compraventa se mandará inmediatamente (salvo que el interesado renuncie) una copia electrónica al Registro de la Propiedad para que ya conste allí la firma y evitar que puedan entrar embargos o cargas posteriores.

El contenido de la escritura se parametriza y se rellena una ficha notarial cuyos datos son enviados a distintas administraciones: por ejemplo, a Catastro para que se haga el cambio de titularidad catastral; a los Ayuntamientos para que tengan constancia de que ha habido una venta y pueden cobrar el impuesto de Plusvalía; a la Hacienda Autonómica para que sepa que se ha firmado un documento que da lugar a un impuesto..

Además puede haber otras actuaciones voluntarias, por ejemplo, se le puede pedir al Notario que realice el trámite de pago del impuesto e inscripción en el Registro de la Propiedad o Mercantil del documento; en cuyo caso hay que sacar las copias, rellenar los formularios correspondientes y hacer los pagos correspondientes.

Por último puede que por las características de la operación el Notario tiempo después reciba comunicaciones de las Administraciones Públicas sobre un documento firmado hace tiempo, sobre todo pidiendo copia electrónica del mismo para recabar un impuesto impagado o para estudiar posibles operaciones fraudulentas o de blanqueo de capitales.

En resumen, el Notario es como cualquier profesional al que le pagas no porque te firme un papel, sino que le pagas para que te asesore sobre el papel a firmar, que recopile los datos necesarios para la validez de ese papel y que te explique las consecuencias del mismo y te haga otros tramites posteriores para tu comodidad (como cambiarte la titularidad en Catastro o presentar las escrituras a los Registros); o para la utilidad de las administraciones públicas.