Hoy día se realizan muchos trámites online. Algunos de ellos, requieren una mera autenticación o login, que puede ser desde un usuario y contraseña, un certificado de identidad electrónico o una identificación biométrica.

También en el ámbito de los procedimientos jurídicos, judiciales y extrajudiciales, se evidenció la necesidad de ofrecer está vía, sobre todo después de pandemia de Covid19.

Se realizó un anteproyecto de Ley de eficiencia digital en el ámbito de la Administración de Justicia, para regular este ámbito tanto para los procedimientos en los Juzgados, como los extrajudiciales (notariales y registrales).

Visto el retraso para la puesta en práctica del sistema en la Administración de Justicia, al final se ha optado por introducir ya las actualizaciones legislativas en el ámbito notarial y registral a través del título IV de la Ley 11/2023, de 8 de mayo. Algunas de sus normas están ya en vigor y otras lo harán en seis meses y otras en un año.

Esta ley introduce novedades importantes en el procedimiento notarial, entre ellas la posibilidad de la comparecencia ante el notario, no presencial, sino online.

Para cumplir los requisitos de la normativa comunitaria, sobre todo el Reglamento 910/2014 eIDAS sobre identificación digital (actualmente en fase avanzada de revisión) y la Directiva 2019/1151 de digitalización de Sociedades, la conexión online debe realizarse a través de unos canales seguros de confianza, y a través de unos medios de identificación electrónica y firma electrónica también seguros.

Por ello la ley da luz a la Sede Electrónica Notarial (SEN), igual que ya existen sedes electrónicas de múltiples organismos como la AEAT, la Seguridad Social o Catastro.

A través de la misma los ciudadanos podrán interactuar con el notario de su elección, tanto para la aportación de documentos, como para la firma de documentos notariales a través de videoconferencia.

La SEN tiene un doble aspecto técnico. El público en general accede por lo que hasta ahora se conoce el Portal Notarial del Ciudadano y el Notario tiene interconexión con el mismo desde su herramienta de gestión notarial.

¿Qué es lo que de momento puedo hacer a través del Portal y qué podré hacer en breve?

De momento a través del portal puedes solicitar al notario ante el que firmas o hayas firmado cualquier documento que se suba a tu carpeta del ciudadano las copias simples electrónicas de los documentos firmados. De ese modo, en vez de enviarlas por un email que luego se pueden perder, o se puede ignorar la carpeta dónde se guardó ese documento, quedan definitivamente guardadas en la carpeta ciudadana de ese portal.

Actualmente también puedes solicitar citas con el notario o aportarle diversa documentación preparatoria.

Y por supuesto desde la entrada en vigor de la Ley de Crédito Inmobiliario, podrás elegir el notario ante el que se firmará el acta previa al préstamo hipotecario.

Fundamentalmente se puso en marcha el Portal para ir preparando la herramienta a los usos que ahora se van a poder hacer.

A partir de ahora se podrán hacer varias cosas.

En primer lugar, ha cambiado la norma y ahora el cliente no solo tendrá derecho a que se le suban copias simples a su carpeta ciudadana, sino copias autorizadas electrónicas, que antes sólo se permitía su envío a autoridades públicas.

Además, las copias autorizadas electrónicas se irán actualizando con las posibles “diligencias” o “notas” posteriores, que son las páginas que pueden añadirse a una escritura tras la firma de la misma, para hacer constar por ejemplo que esa escritura se ha ratificado, o se ha rectificado o complementado,  o se ha inscrito, o se ha realizado la alteración catastral.

Las copias autorizadas electrónicas tendrán un CSV que permitirá al ciudadano, tanto consultar el contenido actualizado de la misma, como acreditar la autenticidad de la misma ante cualquier autoridad ante la que tenga que mostrarla, de modo que mostrándole el csv la autoridad podrá contrastar la misma a través de la SEN.

Además a través de la SEN, si el ciudadano ignorara o hubiera olvidado ante qué notario firmó un documento, podrá solicitar al Consejo General del Notariado, información del mismo, para poder pedirle después los documentos otorgados ante él.

Por otro lado, se va a admitir la firma de documentos notariales sin presencia física ante el notario, sino por videoconferencia. La videoconferencia se realizará a través del canal seguro de la SEN, por lo que el ciudadano tendrá que estar previamente registrado en el mismo.

Una vez en la videoconferencia  se identificará con su documento de identidad, el notario podrá cotejar el mismo con el que conste en su base de datos, o incluso en caso de duda con el Ministerio del Interior.

El notario verificará la identidad del cliente, tanto por la autenticación de acceso que ha hecho el sistema, como con la comparación del cliente que tiene en pantalla con la imagen de su fotografía en el documento de identidad.

Tras la identificación, se asegurará de la capacidad de la persona, como hasta ahora, a través de la interacción con la misma a lo largo de la videoconferencia.

El documento, que se habrá preparado previamente mediante el envío de la documentación oportuna, será visible también en la pantalla. Tras la lectura y comprensión de lo que se va a firmar, el documento será firmado electrónicamente por el ciudadano. Si tiene un certificado de firma electrónica reconocida (que es la que según las normas comunitarias y nacionales equivale a la manuscrita) podrá usar el mismo (p.e. el del DNI). Si no dispusiera de dicha firma electrónica reconocida,  se le proveerá en dicho momento por la SEN a través de un mensaje que le llegará al teléfono, y por último será firmado electrónicamente por el Notario.

Es decir, el sistema será el mismo que hasta ahora, lo único que cambia es la presencia a distancia en vez de la presencia física.

De momento se inicia esta novedad con la constitución de sociedades limitadas (excepto las de aportación no dineraria). Aunque tendrá que esperar los seis meses que veremos ahora porque en un fallo del legislador, ha entrado en vigor los artículos que regulan la constitución de sociedades online, pero no los que regulan el Protocolo electrónico.

En seis meses, entrarán en vigor las modificaciones a la Ley del Notariado para contemplar el Protocolo en su doble vertiente electrónico y papel, y además de para la constitución de sociedades,  se habilitará para otros actos como todos los societarios (excepto la ampliación de capital con aportación no dineraria); las pólizas mercantiles; las actas de Junta;  las cartas de pago y cancelación de garantías como hipotecas; los poderes especiales y sus revocaciones (menos los preventivos), los poderes procesales; declaraciones de obra y división horizontal unipersonales, testamentos pero solo en caso de pandemia, y testimonios de legitimación de firmas electrónicas.

Posteriormente, se prevé que reglamentariamente se irán introduciendo otros actos. Así pues, de momento habrá que esperar para firmar online compraventas o préstamos personales de consumidor  o hipotecarios, testamentos o poderes generales o preventivos.

No obstante, la técnica ya está implantada, con lo cual sólo faltará la habilitación normativa.

Ánimo, consulta en cualquier notaría como registrarte en el Portal Notarial, solo necesitas un email y un teléfono.

 

Gonzalo Cano Mora.